Giới thiệu giáo trình ” Tổ Chức Và Quản Lý Công Tác Thư Viện – Học Liệu Số Ebooks PDF ”
Chương I. LÌ THUYẾT CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÍ
Tổ chức, quản lí đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề. Xã hội phát triển càng cao thì vai trò của tổ chức quản lícàng lớn và nội dung càng phức tạp. Tổ chức, quản lí tốt sẽ làm tăng hiệu quả của công việc.
Quản lí vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật. Khoa học quản lí nghiên cứu, phân tích về công việc quản lí trong các tổ chức; tổng kết, hệ thống các kinh nghiệm quản lí tốt trong thực tiễn; giải thích các hiện tượng quản lí, đề xuất líthuyết và những kĩ thuật nên áp dụng để giúp người quản lí hoàn thành nhiệm vụ. Nhà quản lí phải biết linh hoạt vận dụng lí thuyết quản lí vào những tình huống cụ thể và có những kĩ năng cần thiết. Các kĩ năng đó bao gồm kĩ năng kĩ thuật (technical skills) – trình độ chuyên môn hoặc trình độ cần thiết để hiểu và thực hiện công việc cụ thể; kĩ năng nhân sự (human skills) liên quan đến khả năng hợp tác trong công việc, động viên và điều khiển con người, là tài năng đặc biệt của nhà quản lí trong việc quan hệ với người khác nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung ; kĩ năng tư duy (conceptual skills) – giúp nhà quản líhiểu được độ phức tạp của môi trường, có tẩm suy nghĩ và tầm nhìn dài hạn, hiểu được tình huống hành động.
Tổ chức, quản lí thư viện và các trung tâm thông tin cũng nhằm mục đích thiết lập cơ cấu thích hợp đảm bảo quản lí tốt các nguồn lực gồm nhân lực, tài chính, trụ sở, trang thiết bị và sưu tập, đồng thời tổ chức việc khai thác vốn tài liệu một cách hợp lí, đạt hiệu quả cao nhất trong việc phục vụ người sử dụng.
Tổ chức, quản lí thư viện và trung tâm thông tin đóng vai trò quan trọng, bao trùm lên mọi hoạt động của thư viện và trung tâm thông tin. Xu hướng phát triển chung của thư viện thế giới hiện nay là không phát triển theo chiều rộng (tăng nhân sự, tăng diện tích, tăng số lượng) mà chú trọng phát triển theo chiều sâu, nghĩa là sử dụng các thành tựu khoa học kĩ thuật, tổ chức công việc khoa học, hoàn thiện các phương pháp quản lí. Tổ chức, quản lí thư viện và trung tâm thông tin trở thành một trong những yếu tố quyết định sự phát triển theo chiều sâu của hoạt động thông tin thư viện.
1. KHÁI NIỆM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ
1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức được hiểu như sau :
Tổ chức là sự sắp xếp nhóm sự vật hay nhóm người thành một chỉnh thể, có một cấu trúc và những chức năng chung nhất định.
Tổ chức liên quan đến việc xem xét kĩ tất cả các nhiệm vụ cần phải thực hiện, quyết định cách thực hiện và người thực hiện những nhiệm vụ đó. Từ lâu, tổ chức được xem là trung tâm của nghiên cứu quản lí. Các nhà quản lí học kinh điển quan niệm cấu trúc tổ chức là một thực thể bền vững, ổn định. Tất cả đều được sắp xếp theo kiểu cấp bậc, quyền lực theo thứ tự từ cá nhân ở vị trí trên cao của cấp bậc (đỉnh) xuống vị trí thấp của cấp bậc đáy.
Ngày nay, với sự thay đổi không ngừng của môi trường, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin, các quan niệm tổ chức mới ra đời. Để đạt được hiệu quả cao, tổ chức phải thay đổi cấu trúc của nó từ kiểu cấu trúc truyển thống (cấu trúc chức năng, cấu trúc theo sản phẩm) sang kiểu cấu trúc hiện đại (cấu trúc ma trận, cấu trúc mạng, cấu trúc theo nhóm…). Kiểu tổ chức mới linh hoạt hơn và dễ thích ứng với thay đổi của môi trường bên ngoài.
-Tổ chức là các nhóm người có cấu trúc hợp lại để đạt được mục tiêu chung nào đó mà cá nhân không thể một mình đạt được. Trường đại học là một tổ chức, thư viện là một tổ chức, hội thư viện là một tổ chức, các doanh nghiệp cũng là những tổ chức. Các tổ chức này đều có mục đích riêng biệt, gồm có nhiều người và đều có kiểu xếp đặt nhất định.
Tổ chức thư viện và trung tâm thông tin là thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thư viện hoặc trung tâm thông tin đó để nó tồn tại và phát triển; là bố trí, sắp xếp nguồn lực gồm: tài liệu, máy móc trang thiết bị, con người,… của thư viện hoặc trung tâm thông tin một cách hợp lí nhất để nó hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
2. Khái niệm quản lí
Có rất nhiều cách định nghĩa về quản lí, song quản lí thường được định nghĩa là cách tổ chức sử dụng nguồn lực để đạt được mục tiêu thông qua hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm tra.
Quản lí là những hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.
II. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÍ
Quản lí bao gồm 5 chức năng là hoạch định, tỏ chức, nhân sự, lãnh đạo và kiểm tra.
1. Hoạch định
Hoạch định là lập kế hoạch bao gồm mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn cho toàn bộ tổ chức, cho từng nhóm công việc và cá nhân trong tổ chức. Một kế hoạch của thư viện đúng đắn, có tham khảo ý kiến của nhân viên và người đọc, sẽ giúp bảo đảm sự liên kết giữa quyền ưu tiên của tổ chức, quyền lợi nhân viên với người đọc và nhu cầu của người đọc
2. Tổ chức
Tổ chức là xác định những nhiệm vụ và phân công người thực hiện nhiệm vụ đó ; xác định các trang thiết bị, thời gian và kinh phí cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.
3. Nhân sự
Chức năng này bao gồm tuyển dụng, huấn luyện, lương bổng và đãi ngộ nhân sự để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nguồn nhân lực bao giờ cũng có giá trị nhất trong tổ chức. Thực hiện tốt chức năng nhân sự đảm bảo cho nhân viên nỗ lực đóng góp vì mục đích chung của tổ chức, mang lại thành công cho tổ chức.
4. Lãnh đạo
Lãnh đạo là điều khiển, thúc đẩy, khuyến khích, hỗ trợ nhân viên, tạo môi trường làm việc thích hợp để mỗi cá nhân phát huy tiềm năng, hăng say làm việc, để đạt được mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của cá nhân gắn với tổ chức. Thiếu sự khuyến khích và hỗ trợ trong quản lí ở mọi cấp, nhân viên sẽ thiếu động lực phấn đấu và sự hăng say, ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức.
5. Kiểm tra
Kiểm tra rất cần thiết nhằm đảm bảo các quá trình hướng đến mục tiêu được thực hiện như mong muốn. Theo dõi kiểm tra hoạt động của tổ chức là so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đã đặt ra nhằm điều chỉnh và khắc phục những sai sót. Kiểm tra đòi hỏi phải thiết lập các thủ tục, tiêu chuẩn đánh giá các công việc đã và đang thực hiện.
III. TẦM QUAN TRỌNG CỦA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ
1. Tầm quan trọng của công tác tổ chức
Công tác tổ chức có vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực, ngành nghề. Hiệu quả công việc phụ thuộc vào việc tổ chức. Công tác tổ chức cũng quyết định sự thành công trong quản lí.
