Giới thiệu giáo trình ” Các Nguyên Lý Quản Lý Dự Án “
2.5.1. Giai đoạn xây dựng ý tưởng (thiết kế khái niệm)
Xây dựng ý tưởng dự án là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi nhận được đề nghị làm dự án, do đó, quản lý dự án cần đến ngay từ khi dự án bắt đầu hình thành. Những công việc được triển khai và cần được quản lý trong giai đoạn này là tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án…
Quyết định lựa chọn dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp. Trong giai đoạn này những nội dung được xem xét là mục đích, yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mức độ rủi ro và ước tính các nguồn lực cần thiết. Đồng thời cũng cần làm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực. Một số hoạt động quan trọng bao gồm các quyết định ban đầu về “tự làm hay mua ngoài” đối với các bộ phận và thiết bị, xây dựng các kế hoạch dự phòng đối với các lĩnh vực rủi ro cao… Phát triển ý tưởng dự án không cần thiết phải lượng hoá hết bằng các chỉ tiêu, nhưng nó phải ngắn gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế.
2.5.2. Giai đoạn phát triển
Giai đoạn phát triển là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào mà nội dung chủ yếu của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch. Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của dự án, mang tính tính quyết định đến sự thành bại của các giai đoạn sau. Nội dung của giai đoạn này bao gồm những công việc sau:
– Thành lập nhóm dự án, xác định cơ cấu tổ chức dự án.
– Lập kế hoạch tổng quan.
– Phân tách công việc của dự án.
– Lập kế hoạch tiến độ thời gian.
– Lập kế hoạch ngân sách.
– Thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất.
– Lập kế hoạch nguồn lực.
– Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu.
– Xin phê chuẩn thực hiện.
Kết thúc giai đoạn này tiến trình thực hiện dự án có thể được bắt đầu. Thành công của dự án phụ thuộc rất nhiều vào sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn này.
2.5.3. Giai đoạn triển khai
Giai đoạn triển khai bao gồm các công việc như xây dựng nhà xưởng và công trình, lựa chọn công cụ, mua sắm thiết bị và lắp đặt… Đây là giai đoạn chiếm nhiều nỗ lực, thời gian và chi phí nhất. Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn này là kết quả hoạt động thực tế và những thay đổi so với kế hoạch ban đầu. Trong một số trường hợp, thậm chí, dự án có thể bị huỷ bỏ. Trường hợp hay xảy ra nhất là phạm vi công tác, tiến độ và ngân sách sẽ được điều chỉnh theo yêu cầu thực tế đặt ra. Trong suốt giai đoạn này, nhiệm vụ của các cấp quản lý là giao công việc cho các bên tham gia, giám sát tiến độ thực tế, so sánh với kế hoạch cơ sở và có các quyết định kịp thời khi xảy ra các sự cố không mong muốn.
Kết thúc giai đoạn này các hệ thống được xây dựng và kiểm định, dây chuyền sản xuất được vận hành.
2.5.4. Giai đoạn kết thúc
Trong giai đoạn kết thúc của vòng đời dự án, cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao công trình và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực… Các công việc cụ thể cần thực hiện để kết thúc dự án là:
– Hoàn chỉnh và cất giữ hồ sơ dự án.
– Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo.
– Thanh quyết toán tài chính.
– Đối với sản xuất cần chuẩn bị và bàn giao Sổ tay hướng dẫn lắp đặt, các bản vẽ chi tiết…
– Bàn giao dự án, lấy chữ ký khách hàng về việc hoàn thành.
– Bố trí lại lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng tham gia dự án.
– Giải phóng và bố trí lại thiết bị.
2.6. Quản lý dự án nhìn từ góc độ của các chủ thể tham gia
Trong quản lý dự án, đặc biệt đối với các dự án có xây dựng công trình, có rất nhiều các chủ thể tham gia. Các chủ thể chủ yếu là: chủ đầu tư, nhà tư vấn và nhà thầu. Các chủ thể này có những mục tiêu, lợi ích khác nhau nhưng lại có mối quan hệ tác động qua lại, ràng buộc và phụ thuộc lẫn nhau khi thực thì trách nhiệm, nghĩa vụ hợp đồng của mình đối với dự án. Mọi nỗ lực của các chủ thể này đều hướng tới việc biến quyết định đầu tư thành hiện thực theo mục tiêu của dự án.
Nội dung hoạt động của các chủ thể cũng khác nhau và cũng phụ thuộc nhau rất chặt chẽ. Các hoạt động này đều bị ràng buộc bởi sự hạn chế của các nguồn lực, về thời gian, chi phí, chất lượng. Các ràng buộc này liên quan đến nhau, khó quản lý và dễ bị phá vỡ. Ví dụ, nếu tiến độ có nguy cơ bị phá vỡ, phải “tăng tốc”, điều này dẫn đến chi phí tăng và chất lượng có thể bị ảnh hưởng nếu không được bổ sung thêm vốn. Vì vậy để dự án thành công, mỗi chủ thể phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình đối với dự án. Ngược lại, sự chậm trễ hoặc thực hiện không đầy đủ trách nhiệm nghĩa vụ của một bên bất kỳ đều dẫn đến hậu quả xấu và ảnh hưởng đến mọi phía.
